Digitalizzazione: tecniche e metodologie

Da ormai molti anni il processo di digitalizzazione sta subendo una rivoluzione spinta dalle tecnologie. I più tradizionalisti sostengono, invece, che la tecnologia in quanto mezzo debba essere assoggettata al metodo. Cerchiamo di fare chiarezza su un argomento tanto importante quanto delicato.

In un precedente articolo pubblicato sempre su questo blog, abbiamo parlato di digitalizzazione ma oggi vorrei affrontare le metodologie adottate per raggiungere questo scopo. Essenzialmente attualmente esistono due modi per perseguire un processo di digitalizzazione: il primo si basa sull’orientamento tecnologico-applicativo, il secondo su quello metodologico.

La tecnologia a governo del cambiamento

Partire dalla scelta degli strumenti tecnologici può apparire come la soluzione più semplice, immediata ma non è detto che sia risolutiva. La scelta di adottare uno strumento permette all’utente di “metter mano” immediatamente a fasi di processo da ammodernare. È però molto importante capire che la digitalizzazione di cui si sta parlando non è una “digitalizzazione di processo” bensì una “digitalizzazione di funzione”: vediamo un esempio per comprendere la differenza.

Digitalizzazione: approccio tecnologico

Un dipendente deve richiedere un permesso generico. Compila la domanda e la inoltra al responsabile per la firma. Il responsabile può scegliere se accettare o rifiutare tale richiesta, nel caso di accettazione provvederà a stampare, firmare e scansionare la richiesta per poi inoltrarla alle risorse umane per un’ulteriore firma.

Immaginiamo un’azienda che non fa uso di firma digitale e che quindi si trova a dover attuare un processo di stampa, firma, scansione delle comunicazioni. L’attuazione della firma digitale permette di rendere quella parte di processo digitale e non più analogico, il risultato sarebbe il seguente.

Il vantaggio in termini di tempi e costi è palese: il processo di stampa, firma, scansione è stato compattato all’interno di un’unica fase di firma digitale e ciò è stato possibile dall’implementazione della tecnologia di firma ma con un approccio metodologico si potrebbe fare meglio.

Digitalizzazione: approccio metodologico

Approcciare un processo dal punto di vista metodologico significa orientarsi allo studio di ogni singola fase in ottica normativa e di semplificazione. Nel caso in esempio l’approccio metodologico avrebbe scoperto che la firma digitale non è necessaria essendo un processo che si svolge internamente all’organizzazione e può pertanto essere autorizzato con una qualsiasi forma di firma elettronica. Ciò permette di: velocizzare il processo, automatizzarlo, contenere ulteriormente i costi. Vediamo come.

L’approccio metodologico implementa una firma elettronica al posto della digitale, automatizzando i processi di apposizione e inoltro della comunicazione. Viene quindi meno il costo di adozione della firma digitale, il tempo di apposizione della stessa e i tempi d’invio elettronico della pratica ma non solo. Si scopre che la seconda autorizzazione (quella delle risorse umane) è un pro-forma e quindi può essere anche automatizzato in modo predefinito. Ecco quindi che l’unico processo manuale di autorizzazione sarebbe il primo.

Quale metodo adottare?

Entrambi i metodi risolvono il problema: il primo lavora per singola fase di processo, il secondo lavoro sull’intero procedimento. Il primo è più veloce da adottare, risolve nell’immediato un problema effettivamente esistente. Il secondo richiede un’analisi funzionale e di processo più lunga ma offre un risultato di digitalizzazione migliore, perché parte dalla famosa “semplificazione” di cui si è parlato nell’articolo citato all’inizio.

Approccio tecnologico

Più rapido nel risolvere un problema

Facilmente implementabile

Costi non sempre contenuti

Processo non ottimizzato

Approccio metodologico

Più lungo da implementare

Orientato a semplificare il processo

Minori costi di implementazione

Più ottimizzato

La scelta di un approccio è quindi determinato da molti fattori di cui: tempo, costi e centralità dell’attività che si intende digitalizzare. Se il processo è “vitale” per l’azienda ed è la spina dorsale sulla quale s’impiantano altri processi, si raccomanda un approccio metodologico. Se il processo è “auto-consistente” e ha limitati impatti su altri processi si può attuare quello tecnologico.